Politique de confidentialité

1. Introduction

Velum Technologies (« nous », « notre » ou « Velum ») s'engage à protéger les renseignements personnels des personnes qui visitent notre site web, utilisent nos services de téléphonie IP et de communications unifiées, ou communiquent avec nous. Cette politique explique quels renseignements nous recueillons, pourquoi, comment ils sont utilisés et protégés, et quels droits vous pouvez exercer à leur égard.

Cette politique est établie conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25), applicable au Québec, ainsi qu'aux autres lois applicables en matière de vie privée.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels chez Velum Technologies est, par défaut, la personne ayant la plus haute autorité au sein de l'entreprise. Vous pouvez le joindre en tout temps pour toute question, plainte ou demande relative à vos renseignements personnels :

3. Renseignements que nous collectons

Nous recueillons des renseignements personnels principalement lorsque vous interagissez volontairement avec nos formulaires ou services en ligne, notamment :

• Formulaire de contact : nom, entreprise, courriel, téléphone et message.
• Formulaire de soumission : nom, organisation, courriel, téléphone, secteur d'activité, nombre de postes, échéance et détails du projet.
• Abonnement aux alertes de statut : prénom et courriel, pour l'envoi de notifications d'incidents ou de maintenances.
• Formulaire de candidature : le cas échéant, nom, coordonnées et parcours professionnel (CV).
• Comptes gestionnaires : identifiants de connexion pour le personnel autorisé à administrer les services.
• Renseignements techniques : adresse IP et données de navigation à des fins de sécurité (ex. protection anti-robot, prévention de la fraude).

Nous ne recueillons pas plus de renseignements que nécessaire pour répondre à votre demande ou fournir le service demandé.

4. Finalités de la collecte

Vos renseignements personnels sont utilisés uniquement aux fins suivantes :

• Répondre à vos demandes d'information ou de soumission;
• Assurer le suivi de nos relations d'affaires et la prestation de nos services;
• Vous transmettre des alertes relatives à l'état de nos services, si vous y êtes abonné;
• Assurer la sécurité, la stabilité et le bon fonctionnement de nos systèmes;
• Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à des fins de publicité ciblée et ne les vendons à aucun tiers.

5. Consentement

En soumettant un formulaire sur notre site, vous consentez à la collecte et à l'utilisation de vos renseignements personnels aux fins décrites dans cette politique. Ce consentement est libre, éclairé et donné pour des fins précises. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, notamment en vous désabonnant de nos communications ou en nous contactant directement; ce retrait peut toutefois limiter notre capacité à donner suite à certaines demandes.

6. Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou selon les délais prévus par la loi :

• Demandes de contact et de soumission : conservées le temps du suivi commercial, puis archivées ou supprimées;
• Abonnements aux alertes : conservés jusqu'au désabonnement;
• Dossiers clients actifs : conservés pour la durée de la relation contractuelle et selon les obligations fiscales applicables par la suite;
• Candidatures non retenues : conservées pour une période limitée, puis détruites de façon sécuritaire.

7. Partage et hébergement des renseignements

Nous ne partageons vos renseignements personnels qu'avec des fournisseurs de services nécessaires à l'exploitation de nos activités (ex. hébergement web, infrastructure infonuagique, service d'envoi de courriels transactionnels), qui sont tenus contractuellement d'en assurer la confidentialité.

Certains de ces fournisseurs peuvent être situés à l'extérieur du Québec. Dans un tel cas, nous nous assurons, conformément à la Loi 25, qu'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est effectuée et que les renseignements bénéficient d'une protection équivalente à celle prévue au Québec.

8. Témoins (cookies)

Notre site peut utiliser des témoins strictement nécessaires à son bon fonctionnement (ex. jeton de sécurité anti-fraude, préférences de session). Ces témoins ne servent pas au suivi publicitaire et ne sont pas partagés avec des tiers à des fins marketing.

9. Mesures de sécurité

Nous mettons en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol ou tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés, notamment le chiffrement des communications, la limitation des accès selon le principe du besoin de connaître, et la validation des formulaires par jeton de sécurité (CSRF) et vérification anti-robot.

10. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

• Droit d'accès : obtenir une copie des renseignements que nous détenons à votre sujet;
• Droit de rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou périmés;
• Droit à l'information : savoir à quelles fins vos renseignements sont utilisés et qui y a accès;
• Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à la collecte ou à l'utilisation de vos renseignements;
• Droit à la portabilité : recevoir vos renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : demander la suppression de vos renseignements, sous réserve de nos obligations légales de conservation.

Pour exercer l'un de ces droits, contactez notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 2). Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours.

11. Incidents de confidentialité

Velum Technologies dispose d'un plan de gestion des incidents de confidentialité. En cas d'incident présentant un risque sérieux de préjudice, nous en informerons les personnes concernées ainsi que la Commission d'accès à l'information (CAI), conformément à nos obligations légales.

12. Renseignements des mineurs

Nos services s'adressent aux entreprises et aux professionnels. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de mineurs. Si vous croyez qu'un mineur nous a transmis des renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous afin que nous puissions les supprimer.

13. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre afin de refléter des changements dans nos pratiques ou nos obligations légales. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. Nous encourageons les personnes à la consulter périodiquement.

14. Nous contacter

Pour toute question concernant cette politique ou vos renseignements personnels, communiquez avec nous :

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).